Varamedia: Privacyverklaring - Website

De bescherming van uw persoonlijke gegevens is voor Varamedia van het hoogste belang. In deze privacyverklaring beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen conform de Belgische privacywetgeving en de Europese General Data Protection Regulation (GDPR). Met deze toelichting wensen we u duidelijk te informeren hoe we binnen Varamedia zorg dragen voor uw gegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22 oktober 2026.

Verantwoordelijke

Varamedia is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens.

Anderzijds is Varamedia ook verwerker waarbij zij in aanraking komt met persoonsgebonden gegevens.

Varamedia zal zowel als verwerkingsverantwoordelijke en/of verwerker de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van de persoonsgebonden gegevens. Als verwerker zullen we steeds bijstand verlenen aan de verwerkingsverantwoordelijke conform onze verwerkingsovereenkomst.

Het doel van de verwerkingen

Varamedia verwerkt persoonsgegevens omwille van de volgende doeleinden:

• Het bieden van adequate dienstverlening
• Het bieden van een hoge service
• Administratie en facturatie

Welke gegevens worden verzameld?

Wij ontvangen en verwerken gegevens van klanten om ons doel te bereiken.

Deze gegevens vallen in de categorie Algemene Identificatiegegevens:

• Naam
• Voornaam
• Adresgegevens (Straat, nummer, postcode, gemeente/stad)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Mobiel nummer
• Financiële en administratieve gegevens:
  • Facturatiegegevens, bv bankrekeningnummer
• Tevens werkt Varamedia samen met het platform Leadinfo voor het verzamelen van B2B bedrijfsgegevens in connectie met openbare data uit de Kamer van Koophandel.

Waarom verzamelen we uw gegevens?

Bovenstaande gegevens hebben we nodig voor onze standaard bedrijfsvoering uit te voeren, zoals:

• Professionele contacten via telefoon, Gsm, email enz.
• Dienstverlening
• Opvolging

Hoe verzamelen wij uw gegevens?

Dit kan op verschillende wijzen gebeuren waaronder:

• Persoonlijk/telefonisch/mail contact
• Contactformulier op de website
• Het inschrijfformulier voor onze nieuwsbrief en de formulieren om een gratis handboek of checklist aan te vragen
• De groeikansen-scan op de website
• Via “doorverwijzers”
• Netwerk
• Social media

Onze nieuwsbrief

Schrijft u zich in op onze nieuwsbrief, dan bewaren we uw e-mailadres, uw taal en het formulier en de pagina waarmee u zich inschreef, om u de nieuwsbrief te sturen. Vraagt u een gratis handboek of checklist aan en staat bij het formulier dat u ook onze tips ontvangt, dan schrijven we u eveneens in op de nieuwsbrief. Wilt u de nieuwsbrief niet meer ontvangen, mail dan naar info@varamedia.be.

De groeikansen-scan op de website

Met de scan “Bekijk je groeikansen” kan u een website laten analyseren, eventueel samen met de website van een concurrent. Daarvoor bewaren we de domeinnamen die u invult, het resultaat van de scan, de pagina waarop u de scan startte, het soort toestel (gsm of computer) en het land van waaruit u de website bezoekt.

Uw IP-adres bewaren we niet als leesbaar adres. Om misbruik te beperken, bewaren we codes die we ervan afleiden (een hash). De code waarmee we het aantal scans per bezoeker tellen, wissen we na 7 dagen. Een tweede code, die te snel herhaalde aanvragen tegenhoudt, wissen we na een uur. De scan zelf wissen we na 180 dagen.

We houden ook bij welke stappen van de scan gebruikt worden, bijvoorbeeld of iemand het rapport aanvraagt of doorklikt naar onze contactpagina. Daarbij bewaren we geen naam of e-mailadres. Om sommige stappen niet dubbel te tellen, gebruiken we daarvoor de tweede code uit de vorige alinea; ook die wissen we na een uur.

Om de zoekgegevens op te halen, sturen we de domeinnamen naar DataForSEO, een externe leverancier van zoekmachinedata. Uw e-mailadres sturen we niet naar DataForSEO.

Vraagt u het rapport per e-mail aan, dan gebruiken we uw e-mailadres om dat rapport via onze e-maildienst te versturen. In de scan zelf staat uw e-mailadres enkel als hash. Daarnaast komt uw aanvraag bij ons team terecht en bewaren we ze: uw e-mailadres, de domeinnaam en enkele gegevens over de scan, zoals het aantal gevonden kansen. U kan altijd vragen om die gegevens te verwijderen.

Hoelang worden uw gegevens bijgehouden?

De wettelijke bewaartermijnen zijn 20 jaar. Ook voor andere gegevens houden we ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Als de bewaartermijn verstreken is, kunnen we de gegevens verwijderen. Als je zelf vraagt om bepaalde gegevens te verwijderen, dan zullen we dat doen, tenzij de wet dat niet toelaat.

Social media

Varamedia beschikt over een bedrijfspagina o.a. op Facebook en Google om u te informeren over alle diensten. U bent vrij om Varamedia wel of niet te volgen via deze social media.

Overdracht aan derde partijen

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van Varamedia.

Indien we gebruik maken van een externe verwerker, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt.

Minimale gegevensverwerking

De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor de doeleinden waarvoor wij de persoonlijke gegevens verwerken.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij voorzien de nodige technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

Varamedia stelt alles in het werk om haar netwerk grondig te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang en om de vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens en de bedrijfsgegevens van haar klanten te vrijwaren.

Organisatorisch beschikken we over een privacyverklaring en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.