Vacature Office Manager

Ben jij op zoek naar een interessante vacature als Office Manager? Dan is deze vacature bij Varamedia in Beernem helemaal jouw ding! Wij zoeken een gedreven persoon met een grote interesse in de marketingsector.

Word kantoorverantwoordelijke van ons online marketing team en behartig mee tal van belangrijke taken rond administratie en HR.

Vacature Office Manager

Wat ga je doen?

Je bent een administratief talent, en je houdt ervan om te werken met een professioneel en gemotiveerd team. Wens je mee te werken aan het verder uitbouwen van een steeds groeiend bedrijf? Dan ben jij de geschikte kandidaat.

Wat moet je kennen?

Je bent een administratief talent, en je houdt ervan om te werken met een professioneel en gemotiveerd team. Wens je mee te werken aan het verder uitbouwen van een steeds groeiend bedrijf? Dan ben jij de geschikte kandidaat.

Directie-assistentie, finance

  • Agenda CEO helpen beheren.
  • Afspraken inplannen met klanten (telefonisch, via e-mail). Veelvuldige klantencontacten.
  • Opvolgen van communicatie met klanten. Dispatchen van inkomende klantenaanvragen naar de juiste persoon.
  • Telefoon opnemen van het centrale nummer.
  • Correspondentie met de post opvolgen, pakjes/brieven verzenden en klaarmaken, drukwerkbestellingen opvolgen bij de drukker.
  • Klanten ontvangen, hen begeleiden naar de vergaderzaal, hen een welkomstgevoel geven.

Financiële administratie

  • Beheer mailbox voor administratie en facturatie: zorgen dat facturen naar de juiste mensen worden doorgestuurd, dat administratie op de juiste plek terechtkomt.
  • Boekhouding administratie: facturen inboeken in het facturatieprogramma.
  • Facturen opzoeken / opvragen bij de leveranciers.
  • Opvolgen onbetaalde facturen met klanten.

Sales administratie

  • Versturen van e-mails naar klanten.
  • Uitsturen van standaardoffertes.
  • Opvolgen van de offertes.
  • Versturen van brieven naar prospecten.
  • Opbouwen van klantenlijsten.
  • Creatie van prijslijsten in Excel.

Communicatie en planning

  • Planning van teamleden begrijpen en kunnen opvolgen (indien nodig kunnen invallen bij een afwezigheid van één van onze planners).
  • Capaciteitsanalyse van huidige projecten (werken we wel efficiënt op alle vlakken?).
  • Interne communicatie optimaliseren zodat het communitygevoel versterkt, zodat iedereen op de hoogte is van waarmee de ander bezig is, waarnaartoe het bedrijf evolueert, en dat alle collega's blij zijn om deel uit te maken van onze familie.
  • Ondersteuning van het communicatieteam met het online zetten van pagina’s, het opvolgen van bepaalde administratie.

Human Resources (HR)

  • Online plaatsen van vacatures op website.
  • Administratief verwerken van sollicitaties.
  • Opvolgen communicatie met onze HR-partner.
  • Trainingen organiseren of inboeken voor medewerkers, op basis van hun HR-opleidingsplan.
  • Zorgen voor kleine attenties bij verjaardagen, Sinterklaas, Pasen, …
  • Kantoorsfeer (planten, gezelligheid, …).
  • Teambuildings helpen organiseren.

Kantoor

  • Kantoorlogistiek zorgen voor koffie, versnaperingen, … op kantoor (af en toe naar de winkel gaan).
  • Orde / netheid op kantoor: zorgen dat de kantoorruimte altijd netjes blijft, dat er goede afspraken bestaan en dat die worden nageleefd.
  • Zorgen voor een gezellige, propere keuken: vaatwasmachine laten draaien, uitladen, zorgen voor een 'proper keukenbeleid' van het team (maar zelf wel veel van deze taken opnemen zodat het team zich kan focussen op core werk).
  • Begeleiden / opvolgen van de kuisploeg die het kantoor wekelijks komt poetsen.
  • Zorgen dat de badkamer altijd voorzien is van handdoeken, zeep, toiletpapier, enzovoort. Nagaan of de poetsploeg het sanitair goed onderhoudt.
  • Catering klanten: zorgen voor broodjes / versnaperingen als er klanten zijn.
  • Catering collega’s: zorgen voor lekkere catering voor collega’s en vers fruit op kantoor. Soep in de winter, in de zomer eens een ijsje, dan weer wat gazpacho … (dingen die mensen happy maken).

Events

  • Samen met de andere leden van het team events helpen organiseren voor klanten (voor de Varamedia Academy die 1 keer per kwartaal plaatsvindt).

Wat krijg je in ruil?

  • Een salaris op niveau van je verantwoordelijkheid
  • Een moderne bedrijfswagen en tankkaart behoren tot de mogelijkheden na een gunstige evaluatie van je werk en je ondernemerschap in het bedrijf.
  • De meest inspirerende werkomgeving
  • Een aantrekkelijke korf van extra voordelen, zowel financieel als niet-financieel. Let's talk about it!
  • Een dynamische en uitdagende omgeving waarin je kan groeien
  • Regelmatig een afterwork drink en teambuilding activiteiten doorheen het jaar
  • Ongeveer 1 keer per jaar gaan we samen op teamreis naar het buitenland. Bekijk hieronder de aftermovie van onze laatste uitstap!

Je hebt interesse, wat nu?

Wens je mee te werken aan het verder uitbouwen van een steeds groeiend bedrijf? Dan ben jij misschien de geschikte kandidaat! Solliciteer snel!

Sylvia Verbanck

Office manager

Contacteer mij

Klaar voor de job van je leven?

Moeten we je nog overtuigen?

rich-face

Een aantrekkelijk & uitgebreid loonpakket

medal-emoji

Werken in een snel groeiend dynamisch team

laptop-emoji

Een eigen laptop van hoge kwaliteit

beer-emoji

Vrijdagmiddagborrels en gezellige teambuildings

house-emoji

Vaste thuiswerkdag op donderdag en flexibiliteit

Buitenlandse teamreizen? Dat doen wij gewoon!

Wat zeggen onze medewerkers over ons?

Laat je inspireren door ons team

Play Video