Je bent een administratief talent, en je houdt ervan om te werken met een professioneel en gemotiveerd team. Wens je mee te werken aan het verder uitbouwen van een steeds groeiend bedrijf? Dan ben jij de geschikte kandidaat.

Directie-assistentie, finance

• Agenda CEO helpen beheren.
• Afspraken inplannen met klanten (telefonisch, via e-mail). Veelvuldige klantencontacten.
• Opvolgen van communicatie met klanten. Dispatchen van inkomende klantenaanvragen naar de juiste persoon.
• Telefoon opnemen van het centrale nummer.
• Correspondentie met de post opvolgen, pakjes/brieven verzenden en klaarmaken, drukwerkbestellingen opvolgen bij de drukker.
• Klanten ontvangen, hen begeleiden naar de vergaderzaal, hen een welkomstgevoel geven.

Financiële administratie

• Beheer mailbox voor administratie en facturatie: zorgen dat facturen naar de juiste mensen worden doorgestuurd, dat administratie op de juiste plek terechtkomt.
• Boekhouding administratie: facturen inboeken in het facturatieprogramma.
• Facturen opzoeken / opvragen bij de leveranciers.
• Opvolgen onbetaalde facturen met klanten.

Sales administratie

• Versturen van e-mails naar klanten.
• Uitsturen van standaardoffertes.
• Opvolgen van de offertes.
• Versturen van brieven naar prospecten.
• Opbouwen van klantenlijsten.
• Creatie van prijslijsten in Excel.

Communicatie en planning

• Planning van teamleden begrijpen en kunnen opvolgen (indien nodig kunnen invallen bij een afwezigheid van één van onze planners).
• Capaciteitsanalyse van huidige projecten (werken we wel efficiënt op alle vlakken?).
• Interne communicatie optimaliseren zodat het communitygevoel versterkt, zodat iedereen op de hoogte is van waarmee de ander bezig is, waarnaartoe het bedrijf evolueert, en dat alle collega's blij zijn om deel uit te maken van onze familie.
• Ondersteuning van het communicatieteam met het online zetten van pagina’s, het opvolgen van bepaalde administratie.

Human Resources (HR)

• Online plaatsen van vacatures op website.
• Administratief verwerken van sollicitaties.
• Opvolgen communicatie met onze HR-partner.
• Trainingen organiseren of inboeken voor medewerkers, op basis van hun HR-opleidingsplan.
• Zorgen voor kleine attenties bij verjaardagen, Sinterklaas, Pasen, …
• Kantoorsfeer (planten, gezelligheid, …).
• Teambuildings helpen organiseren.

Kantoor

• Kantoorlogistiek zorgen voor koffie, versnaperingen, … op kantoor (af en toe naar de winkel gaan).
• Orde / netheid op kantoor: zorgen dat de kantoorruimte altijd netjes blijft, dat er goede afspraken bestaan en dat die worden nageleefd.
• Zorgen voor een gezellige, propere keuken: vaatwasmachine laten draaien, uitladen, zorgen voor een 'proper keukenbeleid' van het team (maar zelf wel veel van deze taken opnemen zodat het team zich kan focussen op core werk).
• Begeleiden / opvolgen van de kuisploeg die het kantoor wekelijks komt poetsen.
• Zorgen dat de badkamer altijd voorzien is van handdoeken, zeep, toiletpapier, enzovoort. Nagaan of de poetsploeg het sanitair goed onderhoudt.
• Catering klanten: zorgen voor broodjes / versnaperingen als er klanten zijn.
• Catering collega’s: zorgen voor lekkere catering voor collega’s en vers fruit op kantoor. Soep in de winter, in de zomer eens een ijsje, dan weer wat gazpacho … (dingen die mensen happy maken).

Events

• Samen met de andere leden van het team events helpen organiseren voor klanten (voor de Varamedia Academy die 1 keer per kwartaal plaatsvindt).