Klant betaalt factuur niet? Dit kan je doen

DEEL DIT

Bron: Securex

De klant is koning, dat weet u. Maar hoewel ook koningen hun hofleveranciers moeten betalen, durven sommige klanten uw facturen onbetaald te laten. Gelukkig kunt u zelf een protocol uitwerken, waarmee u niet alleen financiële winst maar misschien ook professionele imagowinst boekt. Hoe doet u dat? Met een evenwichtig en consequent stappenplan!

STAP 1. Preventief

Wees proactief. De beste manier om geen openstaande facturen te hebben, is natuurlijk uw klanten vooraf laten betalen. Bij dienstenleveranciers ligt dit echter moeilijker dan bij verkopers van goederen, omdat het totale factuurbedrag vaak pas na het leveren van de dienst gekend is. Ook hier zou u echter kunnen werken met tussentijdse facturen, of voorschotten vragen aan uw klant. Of pak het wat creatiever aan en geef uw klanten een kleine korting wanneer ze vooraf betalen. Vergeet in dat geval niet om de juiste kortingsvoorwaarden in uw algemene voorwaarden op te nemen.

Algemene voorwaarden. In uw algemene voorwaarden kunt u trouwens nog heel wat meer maatregelen tegen wanbetalers opnemen. Vooreerst kunt u natuurlijk in uw algemene voorwaarden de vervaldatum aankondigen en ook welke nalatigheidsinteresten en aanmaningskosten de klant mag verwachten indien hij niet tijdig betaalt. En heeft u al gehoord van een eigendomsvoorbehoud? Dankzij deze clausule in uw algemene voorwaarden blijft u eigenaar van de geleverde goederen totdat u de volledige prijs ontvangen heeft.

Zijn algemene voorwaarden een must?

Diepte-artikel op de website van Teamleader

Solvabiliteit controleren. Bij een levering van diensten zonder bijhorende goederen biedt een eigendomsvoorbehoud dan weer geen redding. En een klant met betalingsmoeilijkheden betaalt eerst de dringendste schulden (vb. energieleveranciers). U vormt dus best een beeld van de financiële situatie van een mogelijke klant. De jaarlijkse balansen, gratis raadpleegbaar via www.nbb.be geven u al een eerste idee. En verder kunt u ook via een gespecialiseerd handelsinformatiekantoor zicht krijgen op de financiële toestand van ondernemingen.

Stel niet uit. Wacht tot slot niet te lang om een overzicht van uw gewerkte uren door te sturen, en doe dit op regelmatige basis. Als de klant te lang wacht om uw overzichten of facturen te betwisten, dan kunt u stellen dat hij er mee instemde. Om elke discussie te voorkomen, kunt u zelfs per gewerkte dag de gepresteerde uren laten ondertekenen.

STAP 2. Minnelijke invordering

Wat als de vervaldatum op één van uw facturen verstreken is? Elke ondernemer heeft hier wat zijn eigen aanpak. Zo ken ik een logopediste die sommige klanten bij elke sessie moet herinneren dat de vorige factuur nog niet betaald is. Als ze uitlegt dat ook zij haar maandelijkse betalingen moet kunnen voldoen, kunnen de meeste klanten meteen begrip opbrengen en gaan ze snel tot betaling over.

Betalingsherinnering. Een vriendelijke herinnering is inderdaad de beste eerste stap. U vraagt beleefd per brief, email, Whatsapp… om het openstaande bedrag te vereffenen. Bij deze eerste invorderingspoging hoeft u de commerciële relatie dus nog niet meteen te verzuren met dreigementen en juridisch jargon. De factuur kan immers ergens verkeerd beland zijn, per ongeluk uit het oog verloren zijn, of er kan iets misgelopen zijn bij de betaling. En soms is de klant niet akkoord met de aangerekende uren of prijzen. In dat geval telefoneert u uw klant best snel om een schikking te treffen, met een schriftelijke bevestiging achteraf. Nog een essentiële tip: verstuur uw betalingsherinneringen consequent en tijdig, bijvoorbeeld enkele dagen na de vervaldatum.

Ingebrekestelling. Als de vorige betalingsherinnering, extra telefoontjes of zelfs een bezoek ter plaatse niets oplevert (tenzij misschien valse beloftes…), dan wordt het tijd voor een echte aanmaning oftewel een juridische “ingebrekestelling”. U verstuurt deze best aangetekend met ontvangstmelding (om bewijsredenen) en met een kopie van de bewijsstukken in bijlage.

In de aanmaning kondigt u aan dat het volledige bedrag binnen vb. 5 werkdagen op jouw rekening wordt verwacht. Vermeld ook dat het dossier anders aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat wordt overgemaakt en dat de klant zal instaan voor de kosten hiervan. U kunt bovendien nu al de aanmaningskosten doorrekenen volgens uw algemene voorwaarden. En moet u nog bijkomende goederen of diensten leveren aan de klant, dan kunt u uw verplichtingen uitdrukkelijk “on hold” zetten in afwachting dat de bestaande schuld wordt afgelost.

Afbetalingsplan. Veel ingebrekestellingen bevatten ook de vraag of de klant een afbetalingsplan wenst overeen te komen, in welk geval hij deze wens binnen X aantal dagen moet meedelen. Als u zo’n afbetalingsregeling treft, voorzie dan dat het totaalbedrag terug opeisbaar wordt zodra het plan niet wordt nageleefd. Laat de klant tot slot het afbetalingsplan schriftelijk ondertekenen.

Hulp “buitenshuis”. Maakt dit alles geen indruk, dan kunt u de externe hulp inschakelen van een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder of een advocaat. Het voordeel van incassobureaus is dat velen werken met een “no cure no pay”-systeem. Anderzijds maakt een aanmaningsbrief via een gerechtsdeurwaarder of advocaat vaak nog wat meer indruk, en kunnen zij de klant ook dagvaarden. Een advocaat kan bovendien bemiddelen en zal zo nodig jouw belangen verdedigen tot in de rechtbank.

STAP 3. Gerechtelijke invordering

Helaas, het ultimatum in uw aanmaningsbrief heeft geen indruk gemaakt. Mogelijks heb je zelfs – tevergeefs – aanmaningen laten sturen en proberen bemiddelen via een advocaat en/of incassobureau. Bij belangrijke klanten zou u nog een tweede ingebrekestelling kunnen sturen, maar dit is juridisch niet vereist en wellicht gewoon tijdverlies. Bovendien geeft u hiermee een zwak signaal: u voegt de daad niet bij het woord.

Advocaat en rechtbank. Er rest u dan nog één reddingsboei: een procedure voor de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied dat in uw algemene voorwaarden staat. Geeft de rechter u en uw advocaat gelijk, dan kan een gerechtsdeurwaarder met dit vonnis de klant dwingen tot betaling, desnoods met beslaglegging op zijn goederen. Schrik echter niet als het geld pas ruim een jaar later op uw rekening staat en besef dat het kostenplaatje niet min is (dagvaarding, rolrecht, advocaat…). Tot slot begrijpt u dat u deze klant wellicht voorgoed vaarwel zegt. Anderzijds: waarom zou u klanten willen houden die hardnekkig weigeren te betalen?

Tips van KBC om wanbetalers te voorkomen!

Bron: KBC

Wanbetalers, vroeg of laat wordt elke zelfstandige er wel eens mee geconfronteerd. Liefst 35% van de openstaande facturen in Vlaanderen wordt immers te laat of zelfs niet betaald. En dan stelt zich de vraag: hoe geraak ik aan mijn centen? Niet altijd eenvoudig, maar hopelijk kunnen deze vijf tips u helpen. Bovendien biedt KBC een product dat ondernemers helpt bij wanbetalers: factoring. We leggen u ook uit wat dat inhoudt.

1. Stuur een rappel

Als een klant niet betaalt, kunt u beginnen met een rappel te sturen. Bezorg uw klant een beleefde, vriendelijke rappel en nodig hem uit tot betaling. Doet hij dat niet, dan bent u genoodzaakt een nieuwe, strengere rappel te versturen. Een bijkomende tip: versoepel de voorwaarden niet, want dat geeft de indruk dat de aanhouder/wanbetaler wint. Specifieer het saldo en stel een concrete datum voor. Richt deze rappel het best aan uw vaste contactpersoon binnen het bedrijf. Een gepersonaliseerd en door u persoonlijk ondertekend rappel heeft veel meer kans op slagen dan een ‘anonieme’ aanmaningsbrief.

2. Bel uw klanten op of schakel een callcenter in

Het is recent nog aangetoond door de administratie van de directe belastingen. Zij belden mensen met een belastingschuld op met het dringende verzoek hun achterstallige belastingen te betalen. Dat eenvoudige telefoontje volstond om meer dan 33% van degenen die nalatig waren alsnog hun schuld te doen vereffenen. Voor een zelfstandige of handelaar zal het wellicht niet altijd zo vlot verlopen. Maar soms helpt het, want sommige klanten zijn gewoon ‘vergeten’ te betalen. En de sociale druk kan in dit geval ook doorwegen.

Doet u dat liever niet zelf, dan kunt u een beroep doen op een (gespecialiseerd) callcenter. Tegen een relatief lage kostprijs bellen zij uw klanten op en manen hen aan te betalen. Voor u zijn daar twee voordelen aan verbonden: uw klantrelatie lijdt er minder onder dan als u zelf belt én u wint kostbare tijd.

3. Een kredietverzekering

Een kredietverzekering beschermt u tegen het risico dat een afnemer/klant de door u geleverde goederen en diensten niet kan betalen, bijvoorbeeld door een faillissement of surseance van betaling (dit is een door de rechter verleend uitstel van betaling). Voor wie zaken doet in het buitenland, is er de exportkredietverzekering.

Wat kost dit? Doorgaans wordt de premie berekend op basis van de verzekerde omzet en bedraagt ze een percentage hiervan. Dat percentage wordt vastgelegd op basis van diverse factoren, zoals het te verzekeren zakencijfer, het aantal en type klanten, de sector, de duur van de kredieten, enz. De premievoet varieert in de huidige marktsituatie in de meeste gevallen tussen 0,05 en 1,75%. Er zijn evenwel ook andere formules mogelijk, waarbij u als verzekerde betaalt op bv. het openstaande saldo.

4. Incasso

U kunt ook een beroep doen op een incassobureau. Dat is een bedrijf dat schulden int of openstaande facturen invordert in opdracht van een schuldeiser. Daar is uiteraard een kostenplaatje aan verbonden, maar vaak werken incassobureaus volgens de formule ‘no cure, no pay’. De schuldeiser kan die kostprijs op zijn beurt verhalen op de schuldenaar, waarbij het incassobureau dan ook probeert deze som te innen. Probeer evenwel eerst andere middelen uit, vooraleer u deze drastische maatregel inroept.

5. Dagvaarding

Lukt het niet met bovenvermelde middelen het betalingsprobleem op te lossen, dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Belangrijk hierbij is dat u een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat u een advocaat kunt inschakelen. Die stuurt de wanbetaler dan een dagvaarding waarmee u de klant voor de rechter daagt. Daarin staat in detail vermeld wat uw eis is, met de motivering ervan en de bewijzen waarover u beschikt. Maar hopelijk voor u hoeft u dit ultiem middel niet in te roepen en hoeft het niet tot een rechtszaak te komen.

TIP: Factoring

Factoring is een KBC-product dat ondernemers helpt om de uitstaande facturen op te volgen en zo het risico op wanbetaling te beperken. Factoring combineert daarbij een aantal van de hierboven gesuggereerde oplossingen. KBC Commercial Finance staat dan in voor de financiering, opvolging, inning en – indien gewenst – verzekering van de facturen. Er zijn verschillende formules mogelijk.

Bij factoring neemt KBC Commercial Finance openstaande facturen van u over. Met een eenvoudige webapplicatie bezorgt u elektronisch de gegevens van de uitgeschreven facturen aan KBC Commercial Finance, dat u – zo gewenst – meteen tot 85% voorschot op de openstaande factuur uitbetaalt. Het zorgt vervolgens voor een snelle en professionele opvolging bij de klant, zodat u daar zelf geen tijd meer mee verliest. Zodra de klant de factuur betaalt, stort KBC Commercial Finance het restbedrag meteen aan u door.

Binnen factoring bestaan nog andere formules zoals de insolventierisicodekking, voor als een van uw klanten in een faillissement belandt of niet kan betalen. In dat geval betaalt KBC Commercial Finance het integrale verzekerde bedrag uit.

Zelfstandigen en bedrijven met een omzetcijfer van minstens 500 000 euro kunnen van factoring gebruikmaken.

wat je als ondernemer moet weten

Reageer of stel een vraag

Naam*
E-mail*
Bericht
0 of 350